Что такое делопроизводство и документооборот? Отправка адресату, вынесение резолюции.

13.05.2020 Автокредит

Кузнецова Т.В., главный редактор журнала "Делопроизводство", заслуженный профессор РГГУ.

Дорогие читатели!

Ровно десять лет назад, во втором полугодии 1997 г., вышел первый номер журнала "Делопроизводство".

Первоначально, до 2002 г., журнал выходил как полугодовой, начиная с 2002 г. он выходит ежеквартально. Всего за 10 лет вышел 31 номер журнала (32-й вы держите в руках), где опубликовано 565 статей.

Готовя десять лет тому назад первый номер журнала, редакция обращалась к читателям: "Вы держите в руках первый номер журнала "Делопроизводство". Вдумайтесь в название журнала. Слово "дело-производство" появилось в XVI веке и означало "дело производить", то есть решать вопрос, так как в процессе решения любого вопроса возникали и возникают сегодня документы, чтобы зафиксировать достигнутую договоренность, принятое решение, просьбу, ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено или при передаче не так понято. Документ создается прежде всего, чтобы закрепить информацию, передать ее во времени и на расстояние, придать ей юридическую силу".

Но ведь документ не только надо создать, с ним надо уметь работать: передать или получить, зарегистрировать, организовать решение вопроса, поставленного в документе (резолюции руководства), проконтролировать срок выполнения, сохранить документ, выдать по нему справку, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ несет разовую информацию, не имеющую дальнейшей ценности, уничтожить. Эта работа требует специальных знаний, особенно сегодня, учитывая быстрый рост объемов информации и внедрение для ее обработки компьютерных технологий.

Подавляющая часть документов возникает в сфере управления. Сегодня стандарт определяет понятие "делопроизводство" как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Синоним этого понятия - "документационное обеспечение управления". Его появление связано с формированием терминологии в области АСУ - автоматизированных систем управления, с их организационным, программным, информационным и другими видами обеспечения. Специалисты в области делопроизводства использовали указанную модель для создания созвучного термина в своей области - "документационное обеспечение". Поэтому в различных статьях журнала встречаются как равнозначные термин "делопроизводство" и термин "документационное обеспечение управления".

Создавая журнал, редакция предполагала освещать все аспекты деятельности, относящиеся к делопроизводству <1>:

<1> Делопроизводство. 1997. N 1.

  • законодательно-нормативное регулирование делопроизводства;
  • унификация документов;
  • общие требования к созданию и оформлению документов;
  • требования к отдельным видам документов;
  • системы документации, отражающие определенные направления деятельности (например, бухгалтерские документы, первичные учетные, кадровые и т.д.);
  • документирование отдельных управленческих задач (например, организация АО или ООО и т.п.);
  • организация служб делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.);
  • должностные обязанности работников служб делопроизводства, нормирование их труда;
  • организация документооборота;
  • все этапы работы с документами: получение, первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, отправка;
  • организация текущего хранения документов;
  • составление номенклатур дел;
  • проблемы экспертизы ценности документов;
  • архивное хранение;
  • новейшая оргтехника.

Отдельно была выделена рубрика "Компьютеризация делопроизводства".

Сегодня, подводя итоги за прошедшие годы, можно сказать, что все заявленные аспекты нашли и находят свое освещение на страницах журнала. Кроме того, указанная в первом номере журнала за 1997 г. отдельно выделенная рубрика по автоматизации делопроизводства из года в год, учитывая быстро возрастающие темпы внедрения компьютерных технологий, занимает все большее место на страницах журнала.

Журнал был рассчитан на службы делопроизводства (управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты) государственных органов федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждений, предприятий, организаций, фирм.

Он адресован также всем работникам сферы делопроизводства и любым специалистам, составляющим и оформляющим документы или работающим с ними.

По многочисленным отзывам, журнал полезен работникам коммерческих фирм, как правило, не имеющим подготовки в области управления и культуры работы с документами.

Особенно популярным журнал оказался в высших и средних специальных учебных заведениях, готовящих кадры специалистов по документационному обеспечению управления. В нем была выделена и систематически ведется рубрика "Обучение", статьи которой рассказывают о профессии документоведа <2>, о государственных стандартах высшего профессионального образования по делопроизводству (за истекшие годы их было два, и сейчас готовится стандарт третьего поколения) <3>, освещают методику преподавания <4>.

<2> Исаченкова А.И., Скорпио О.Л. Документовед как специалист и личность (по материалам социологического исследования) // Делопроизводство. 2004. N 1. С. 60 - 63; Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. N 1. С. 16 - 19; Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в XIX - XX вв. // Делопроизводство. 2003. N 1. С. 74 - 77; Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в советский и постсоветский период // Делопроизводство. 2003. N 2. С. 59 - 66; Пащенко В.Г., Фионова Л.Р. Документоведы. Кто они? Какими они должны быть? // Делопроизводство. 2003. N 4. С. 77 - 78; Фионова Л.Р., Пащенко В.Г. Роль и место специалистов-документоведов в органах управления периферийного города // Делопроизводство. 2003. N 1. С. 78 - 80; Кузнецова Т.В. Подготовка кадров и повышение квалификации работников служб ДОУ на современном этапе // Делопроизводство. 2005. N 2. С. 65 - 68 и др.
<3> Кузнецова Т.В. Стандарт высшего профессионального образования для специалистов по делопроизводству. 1997. N 2(1). С. 20 - 25; Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности. 2000. N 1. С. 17 - 19 и др.
<4> Емышева Е.М., Мосягина О.В. Организация и методика проведения учебной практики по курсу "Документоведение". 2002. N 1. С. 52 - 54; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Особенности преподавания дисциплин документоведческого цикла студентам заочного отделения. 2002. N 1. С. 104; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Организация и проведение производственной практики по курсу "Организация и технология документационного обеспечения управления". 2002. N 2. С. 49 - 51; Конькова А.Ю. Проблемы организации и проведения практических занятий по документоведческим дисциплинам. 2002. N 1. С. 105; Кузнецова Т.В. Дипломная работа должна стать заказным оргпроектом. 2006. N 2. С. 16 - 19; Минаев В.В. Методические материалы по циклу документоведческих дисциплин. 2003. N 1. С. 84 - 86; Солянкина Л.Н. Учебно-ролевые игры по курсу "Организационное проектирование ДОУ". 2002. N 3. С. 82 - 88; Фионова Л.Р., Баканова Н.Б. Разработка электронного пособия по дисциплине "Организация и технология документационного обеспечения управления". 2003. N 3. С. 65 - 69 и др.

Как и было обещано, журнал постоянно держит читателей в курсе новейшей законодательной нормативно-правовой и нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления. Сразу же после выхода нового акта, затрагивающего вопросы документирования, или работы с документами, или внесения изменений в уже действующий законодательный правовой акт, об этом сообщается читателям журнала <5>. Отдельные акты были опубликованы в журнале: Федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г. N 24-ФЗ, "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ, "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ; Постановления Правительства РФ "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. N 191, "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" от 27 декабря 1995 г. N 1268, "О первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. N 835; Постановление Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 6 апреля 2001 г. N 26; Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства (ведомства) Российской Федерации, утв. Приказом Росархива от 17 марта 1998 г. N 19, и др. Обо всех актах, безусловно, рассказывалось на страницах журнала.

<5> Банасюкевич В.Д. Современная нормативная база делопроизводства. 1997. N 2(1). С. 7 - 13; Ищейнов В.Я. Персональные данные в законодательных и нормативных документах Российской Федерации и информационных системах. 2006. N 3. С. 87 - 90; Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г. 2007. N 1. С. 46 - 49; Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах Российской Федерации. 2001. N 2. С. 9 - 14; Кузнецова Т.В. Изменения 2003 г. в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления. 2004. N 1. С. 34 - 42; Кузнецова Т.В. Новое в законодательно-правовой базе по документационному обеспечению управления за 2005 г. 2006. N 1. С. 8 - 15; Кузнецова Т.В. Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 2006. N 3. С. 3 - 6; Кузнецова Т.В. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. 2006. N 4. С. 3 - 7; Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации. 2007. N 1. С. 3 - 7; N 2. С. 3 - 7; Ларин М.В. Управление документацией. Проблемы нормативно-методического регулирования. 1998. N 1. С. 9 - 13; Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона "О документационном обеспечении управления". 2001. N 2. С. 3 - 8; Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность. 2002. N 1. С. 3 - 8 и др.

Особой популярностью и спросом пользуются статьи, связанные с внедрением компьютерных технологий. Всего по данной тематике в журнале было издано более ста статей, что составляет почти пятую часть всего опубликованного материала <6>.

<6> Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления. 2002. N 2. С. 27 - 29; Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота. 1999. N 1. С. 38 - 40; Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода. 2002. N 2. С. 21 - 26; Кузнецов С.Л. Автоматизированные технологии в делопроизводстве. 1997. N 2(1). С. 58 - 65; Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме. 2004. N 4. С. 47 - 50; Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства. 2001. N 2. С. 47 - 53; Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? 2003. N 1. С. 53 - 57; Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства. 2005. N 3. С. 47 - 52; N 4. С. 56 - 59; 2006. N 1. С. 44 - 47; Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией. 2003. N 4. С. 46 - 49; Кукарина Ю.М. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись" в законодательных и нормативно-методических актах РФ. 2003. N 1. С. 43 - 52; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Роль документоведа на начальных этапах разработки автоматизированной информационной системы. 2004. N 2. С. 67 - 70; Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов. 2005. N 2. С. 54 - 59; Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. 2004. N 1. С. 11 - 17; Серпик Г.А. Современные системы управления документальными средами. 1999. N 1. С. 24 - 26; Сысоева Л.А. Проблемы организации электронного визирования документов в системах электронного документооборота. 1998. N 2. С. 43 - 48; Ярославцева Е.Н., Каменева Е.М. Комплекс информационно-программных продуктов консалтинговой группы "Термика" в области документационного обеспечения управления и архивного дела: информатизация, автоматизация, интеграция, обучение и контроль знаний. 2004. N 2. С. 44 - 51 и др.

Значительное количество статей посвящалось деловому стилю служебных документов (документная лингвистика) <7>.

<7> Басовская Е.Н. О языке служебных документов. 1997. N 2(1). С. 34 - 47; Басовская Е.Н. "Разрешите обратиться..." (выбор форм обращения в деловой переписке). 2003. N 1. С. 24 - 27; Дубинина Е.В., Ильинова Е.Ю. Типологические особенности смысловой структуры резюме и сопроводительного письма. 2001. N 2. С. 71 - 75; Дулина Н.Н., Кушнерук С.П. Варианты клише в текстах деловых писем. 2003. N 2. С. 108 - 111; Егорова Н.Ю., Милованова М.В. Устойчивые словосочетания в тексте законодательных актов (на примере Гражданского кодекса РФ). 2002. N 4. С. 61 - 67; Колокольцева Т.Н., Танюшина О.В. Коммуникативная точность в текстах договоров. 2003. N 4. С. 74 - 76; Косова М.В., Касьян И.И. Динамика делового письма в аспекте документной лингвистики. 2003. N 3. С. 14 - 17; Омельченко С.Р., Пименова Н.В. Виды аргументов и средства их выражения в текстах пресс-релизов. 2001. N 2. С. 76 - 79; Семянкова О.И. Текст управленческого документа как средство воздействия. 2003. N 4. С. 64 - 67; Тупикова Н.А., Лысенко О.Н. Роль канцеляризмов в деловых письмах-просьбах. 2003. N 2. С. 38 - 44; Ульянцева С.Э. Типология ошибок в деловой письменной речи и пути их исправления. 2002. N 3. С. 24 - 28; Ульянцева С.Э. Составление текста документа: языковые нормы. 2003. N 4. С. 68 - 73 и др.

За десятилетие возникли и непредусмотренные ранее рубрики, например зарубежный опыт: деятельность международных организаций, организация работы с документами в европейских странах и в США <8>.

<8> Бухтерева Л.Б. Делопроизводство на немецкой фирме (на примере "Индустри-унд Хандельскаммер"). 1998. N 2. С. 61 - 64; Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО). 2006. N 2. С. 9 - 15; Конькова А.Ю. Составление и оформление деловой корреспонденции во Франции. 1997. N 2(1). С. 77 - 83; Костомаров М.Н. Требования к оформлению переписки в Организации Объединенных Наций (конец 1980-х - начало 1990-х гг.). 1998. N 2. С. 65 - 70; Костомаров М.Н. Организация хранения и обеспечение сохранности документов в США. 1997. N 2(1). С. 66 - 76; Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства. 2006. N 3. С. 63 - 69; Кукарина Ю.М. Законодательное регулирование вопросов информатизации, защиты информации и использования электронных документов и электронной цифровой подписи в Украине. 2001. N 2. С. 15 - 18; Кукарина Ю.М. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи в странах СНГ. 2002. N 3. С. 75 - 78; N 4. С. 48 - 55; Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США. 2002. N 2. С. 30 - 33; Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документации ИСО 15489-2001. 2003. N 3. С. 62 - 64; Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489-2001). 2005. N 1. С. 50 - 53; Рысков О.И. Деятельность международных организаций в области сохранения мирового культурного наследия в цифровой форме. 2004. N 3. С. 73 - 78; Рысков О.И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации. 2004. N 4. С. 42 - 46; Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы. 2006. N 4. С. 8 - 14 и др.

Не менее востребованными оказались статьи, посвященные безопасности и защите информации <9>.

<9> Говорухин О.Э. Информационная безопасность коммерческого банка. 2006. N 1. С. 61 - 65; N 2. С. 82 - 85; Говорухин О.Э. Служебная и профессиональная тайна. 2006. N 3. С. 78 - 86; Демушкин А.С. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа. 1998. N 2. С. 37 - 42; Ищейнов В.Я. К вопросу неформального воздействия на носителя конфиденциальной информации. 2002. N 3. С. 80 - 81; Ищейнов В.Я. Обращение конфиденциальной информации в организациях, руководимых иностранцами (постановка вопроса). 2002. N 3. С. 79; Ищейнов В.Я. Зарубежный опыт защиты информации при работе с кадрами (на примере США). 2005. N 4. С. 77 - 80; Кузнецов С.Л. Спам и борьба с ним. 2004. N 3. С. 67 - 72; Мецатунян М.В., Ищейнов В.Я. Некоторые аспекты информационной безопасности. 2004. N 1. С. 57 - 59; Королькова Т.А., Печерский А.В. Лицензирование деятельности по защите информации в России: история. 2003. N 3. С. 57 - 61; Степанов Е.А., Степанова Е.Е. Технология традиционного и автоматизированного учета конфиденциальных документов. 1998. N 1. С. 58 - 68; Степанов Е.А. Основополагающие принципы защиты и обработки конфиденциальных документов. 2000. N 2. С. 31 - 36; Шубин А.М. О некоторых вопросах работы с конфиденциальной информацией и документами, ее содержащими. 2003. N 4. С. 52 - 63 и др.

Руководитель Федерального архивного агентства, член-корреспондент Российской Академии наук В.П. Козлов несколько лет ведет уникальную рубрику - подлоги документов, в которой рассказывается о наиболее нашумевших подлогах документов в дореволюционный и советский период <10>. Эта рубрика ведется с 1-го номера 2001 г.

<10> Например : Козлов В.П. Подлоги письменных источников в XX веке ("Постановления" кремлевских мудрецов). 2002. N 1. С. 55 - 61; Козлов В.П. Подлоги письменных источников в XX веке ("Величайший секрет" И.В. Сталина). 2002. N 2. С. 56 - 65; Козлов В.П. Подлоги письменных источников в XX веке ("Разочарованный Ильич"). 2002. N 3. С. 89 - 92; Козлов В.П. Монумент тайной дипломатии российской. 2005. N 3. С. 81 - 87; Козлов В.П. Судебные прения по делу царя Бориса. 2007. N 2. С. 79 - 84 и др.

Учитывая, что в делопроизводстве создаются документы, имеющие различную историческую и научную ценность, и часть из них поступает на государственное хранение, в журнале систематически ведется рубрика "Архивное дело" <11>.

<11> Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития. 2003. N 2. С. 77 - 84; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Организация документов в архивах. 2002. N 3. С. 93 - 100; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Научные основы отбора и оценки документов. 2003. N 1. С. 98 - 102; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). 2004. N 2. С. 98 - 101; N 3. С. 99 - 103; Афанасьева Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные. 2006. N 4. С. 106 - 115; Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление. 2004. N 2. С. 86 - 97; N 3. С. 89 - 98; N 4. С. 89 - 100; Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера. 2007. N 1. С. 82 - 89; N 2. С. 93 - 98; Козлов В.П. Документ в состоянии покоя. 2002. N 2. С. 3 - 4; Козлов В.П. Музеи, библиотеки, архивы в системе исторической памяти (на примере России). 2004. N 3. С. 4 - 6; Кузнецов С.Л. Новые возможности при создании электронного архива. 2002. N 4. С. 68 - 73; Кукарина Ю.М. Концепция и понятие корпоративного электронного архива. 2000. N 1. С. 34 - 36; Осичкина Г.А. Основной архивный справочник создается в делопроизводстве. 1997. N 2(1). С. 48 - 57; Попова Е.Н. Проверка наличия и состояния документов. 2005. N 1. С. 96 - 101; Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов. 2005. N 2. С. 100 - 103; N 3. С. 108 - 112; Сокова А.Н. Электронный документ и электронный архив. 1999. N 1. С. 6 - 10 и др.

За истекший период на страницах журнала была освещена еще слабоизученная история складывания и развития делопроизводства в России с древнейших времен до наших дней: законодательная и нормативно-методическая регламентация делопроизводства в учреждениях дореволюционной России; развитие видов документов; организация и технологии работы с документами в учреждениях дореволюционной России; развитие системы государственного делопроизводства в советских учреждениях (1917 г. - 30-е гг. XX века); совершенствование делопроизводства в 50 - 90-е гг. XX века. Всего 76 статей <12>.

<12> Быкова Т.А. Приказное делопроизводство XVII века. 1997. N 2(1). С. 84 - 90; Вялова Л.В. Тенденции сокращения документооборота в XIX веке. 2000. N 2. С. 80 - 85; Додонова М.И., Ефименко Е.А. Рационализаторские идеи совершенствования документационного обеспечения управления в источниках и литературе 20 - 30-х гг. 2000. N 2. С. 76 - 79; Емышева Е.М. Генеральный регламент - начало законодательного регулирования системы организации управления и делопроизводства. 2003. N 1. С. 103 - 110; Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси (VIII - XIV вв.). 1998. N 2. С. 71 - 74; Конькова А.Ю. Возникновение систем документации о жизни и деятельности человека в XIX веке в России. 2005. N 2. С. 69 - 73; Кузнецов С.Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ). 2002. N 2. С. 86 - 88; Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства. 2002. N 2. С. 75 - 83; Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 - 1970-х гг. 2003. N 4. С. 101 - 107; Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в России в 1990-е гг. 1998. N 2. С. 18 - 23. Райхцаум А.Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20 - 30-х гг. XX века. 2001. N 1. С. 90 - 93; Райхцаум А.Л. ВНИИ оргтехники и совершенствование делопроизводства в 50 - 80-х гг. XX века. 2004. N 4. С. 75 - 81 и др.

В последние годы в журнале все большее место занимают статьи, показывающие опыт как процесса документирования, так и постановки делопроизводства в конкретных организациях <13>. Их особая ценность заключается в том, что они позволяют увидеть общую картину состояния делопроизводства в стране и отражают быстрое внедрение компьютерных технологий, начиная с автоматизации отдельного рабочего места до создания единой корпоративной автоматизированной системы.

<13> Артамонова И.Л. Организация делопроизводства в вузе (на примере Российского государственного гуманитарного университета). 2000. N 1. С. 47 - 50; Ермолаева А.В. Организация документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области. 2003. N 2. С. 19 - 23; Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе (на примере Новгородской таможни). 2003. N 4. С. 41 - 45; Устина Л.Н., Плошкина Е.С. Ведение делопроизводства по обращениям граждан (на примере деятельности администрации губернатора и правительства Самарской области). 2005. N 3. С. 34 - 39; Федорец Н.С., Исаченкова А.И. Технологические процессы работы с документами. 2006. N 4. С. 15 - 19; Фионова Л.Р., Усманова И.В. Подсистема документационного обеспечения управления кафедрой вуза. 2002. N 2. С. 44 - 48 и др.

Журнал поднимал и многие теоретические вопросы, начиная с терминологии, понятия "документ" и до сегодняшних проблем внедрения электронной подписи и электронных систем.

Авторами журнала выступают ведущие специалисты по делопроизводству в России: профессорско-преподавательский состав вузов, готовящих специалистов по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", научные сотрудники Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), работники фирм - разработчиков автоматизированных систем управления, руководители архивных служб, руководители и сотрудники служб делопроизводства организаций различной организационно-правовой формы (от аппарата федеральных органов власти до секретариатов ОАО и ООО).

Стабильно большой тираж журнала показывает, что он оправдывает ожидания своих подписчиков.

Журнал имеет электронную версию за все годы его существования, которая доступна на сайте компании "Термика" (www.termika.ru).

Подготовлен указатель содержания журнала за 1997 - 2007 гг.

Редакция журнала надеется, что и в дальнейшем он останется востребованным и интересным для всех его подписчиков.

Документы - это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Журнал всецело посвящен этому важному вопросу.

Издание окажет Вам неоценимую помощь в работе, реально помогая привести свое делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РИСО 154891 и др.) и действующего законодательство, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП и другие нормативно-правовые акты.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам специальных служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, архивов, секретариатов, управлений делами), словом, всем тем, кто профессионально работает с документами.

Основные материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» посвящены вопросам, с которыми каждодневно сталкивается любой работник служб ДОУ: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д. Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов.

  • Оформление документов - Содержит полную информацию по составлению различных видов документации. Какие варианты оформления документов существуют. Какую функцию выполняет каждый реквизит. На примерах конкретных ситуаций рассматривается весь комплект необходимых документов. Комментарии юристов.
  • Современное делопроизводство - Представлены новейшие технологии бумажных и электронных документов на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний.
  • Архивное дело - Разъяснения по вопросам: как подготовить документы к длительному хранению, как грамотно наладить их учет и использование, как построить отношения с госархивом. Практические советы специалистов-практиков.
  • Права и обязанности - Рассматриваются все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Лучшие отечественные специалисты делятся личным опытом по организации труда в своей компании.
  • Информационные технологии - Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Примеры удачного внедрения систем электронного документооборота (СЭД).
  • Формула успеха - Рассказ о том, как достичь успехов в профессии. Рекомендации психологов.

Среди авторов журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» директора и управляющие крупных компаний, научные сотрудники, офис-менеджеры, ведущие специалисты, консультанты, юристы, преподаватели.

Значительное место отводится разделу «Ответы на вопросы читателей», где каждый подписчик издания сможет получить исчерпывающую информацию по самым актуальным вопросам.

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» является гарантом Вашей компетентности и профессионализма.

Издание отличает понятный, постой язык и большое количество наглядных примеров.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выпускается издательством «Бизнес-арсенал», издается с 2002 года.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим - касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

    Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

    Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

    Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.