Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк

13.05.2020 Материнский капитал

Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.

Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.

Все о путевых листах: образцы и правила заполнения

Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2020 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.

Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2020 году предусмотрена возможность продления периода его действия.

Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен

Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:

Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Путевой лист для арендованного легкового автомобиля

  • Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
  • Количество израсходованного горючего
  • Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
  • Дата заполнения путевого листа
  • Срок на который документ выписывается
  • Информация о транспортном средстве
  • Данные о водителе грузового автомобиля
  • Данные о владельце транспортного средства

Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.

Путевой лист для арендованного автомобиля

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

Путевой лист арендованного легкового автомобиля

Сумму арендной платы можете ничем не обосновывать, в данном случае действует свобода договора. Путевые листы необходимы, чеки на бензин - если вы работаете по УСН 15% д-р. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы заявок, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.

Может ли ИП предоставлять в аренду автомобиль с услугами по управлению юридическому лицу? Как составить договор аренды, чем обосновать сумму арендной платы и услуги водителя? Какими документами подтверждается выполнение услуг помимо акта выполненных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использование его для перевоза людей и материалов. Нужны ли путевые листы и чеки на бензин, чтобы подтвердить предпринимателю свой расход?

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

Ведение путевых листов для арендованного легкового автомобиля

Вначале напомним: по договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) за плату и на определенный срок в пользование имущество для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 759 ГКУ и ч. 1 ст. 283 ХКУ). Арендодателем может выступать любое физическое лицо (при этом вовсе не обязательно, чтобы оно было субъектом предпринимательской деятельности), имеющее в собственности автомобиль, независимо от того, состоит ли оно в трудовых отношениях с предприятием, арендующим у него автомобиль. Договор найма ТС составляется в письменной форме (п. 1 ст. 799 ГКУ), и если участником такого договора выступает физическое лицо, то договор подлежит нотариальному удостоверению (п. 2 ст. 799 ГКУ). Если договор не удостоверен нотариально, он считается недействительным. Вследствие этого предприятие-арендатор рискует утратить право на включение в состав ВР расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией ТС, арендованного у физлица. Под сомнением также будет налоговый кредит по суммам НДС, указанным в этих расходах.

Согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, обычному налогоплательщику разрешено относить на ВР только «50 процентов расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей и оперативную аренду легковых автомобилей». При этом он освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с хозяйственной деятельностью. При использовании автомобиля (как собственного, так и арендованного) путевые листы служебного автомобиля типовой формы №3 необходимо оформлять, за небольшим исключением, на каждый рабочий день или смену (п. 2.1 Инструкции №74) 1 . На основании таких оформленных путевых листов по окончании отчетного периода (месяца) комиссия предприятия составляет акт на списание ГСМ, который утверждается руководителем предприятия. Именно этот акт и является основанием для списания с учета ГСМ бухгалтерией предприятия. То есть любое списание ГСМ (как связанное с хозяйственной деятельностью в трактовке Закона о прибыли, так и не связанное с ней) осуществляется на основании путевых листов исходя из фактического пробега автомобиля согласно Нормам №43 2 .

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Зачем нужен путевой лист при аренде автомобиля? (Часть 1)

Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.

Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.

05 Авг 2018 1730

Дата последнего изменения: 07.12.2017

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Сайт - сайт компании Авто Премиум, расположенный в сети Интернет по адресу: сайт.
Администрация Сайта - ИП Борисов А.А..
Пользователь - физическое или юридическое лицо, разместившее свою персональную информацию посредством Формы обратной связи на сайте с последующей целью передачи данных Администрации Сайта.
Форма обратной связи - специальная форма, где Пользователь размещает свою персональную информацию с целью передачи данных Администрации Сайта.
Форма заявки - специальная форма, где Пользователь размещает свою персональную информацию с целью передачи данных Администрации Сайта.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Настоящая Политика конфиденциальности является официальным типовым документом Администрации Сайта и определяет порядок обработки и защиты информации о физических и юридических лицах, использующих Форму обратной связи на Сайте.
2.2. Целью настоящей Политики конфиденциальности является обеспечение надлежащей защиты информации о Пользователе, в т.ч. его персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения.
2.3. Отношения, связанные со сбором, хранением, распространением и защитой информации о пользователях регулируются настоящей Политикой конфиденциальности и действующим законодательством Российской Федерации.
2.4. Действующая редакция Политики конфиденциальности, является публичным документом, разработана Администрацией Сайта и доступна любому Пользователю сети Интернет при переходе по гипертекстовой ссылке «Политика конфиденциальности».
2.5. Администрация Сайта вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности.
2.6. При внесении изменений в Политику конфиденциальности, Администрация Сайта уведомляет об этом Пользователя путём размещения новой редакции Политики конфиденциальности на Сайте сайт.
2.7. При размещении новой редакции Политики конфиденциальности на Сайте, предыдущая редакция хранятся в архиве документации Администрации Сайта.
2.8. Используя Форму обратной связи или Форму заявки, Пользователь выражает свое согласие с условиями настоящей Политики конфиденциальности.
2.9. Администрация Сайта не проверяет достоверность получаемой (собираемой) информации о Пользователе.

3. УСЛОВИЯ И ЦЕЛИ СБОРА И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

3.1. Персональные данные Пользователя такие как: имя, фамилия, отчество, e-mail, телефон и др., передаются Пользователем Администрации Сайта с согласия Пользователя.
3.2. Передача персональных данных Пользователем Администрации Сайта, через Форму обратной связи или Форму заявки означает согласие Пользователя на передачу его персональных данных. 3.3. Администрация Сайта осуществляет обработку информации о Пользователе, в т.ч. его персональных данных, таких как: имя, фамилия, отчество, e-mail, телефон и др., а также дополнительной информации о Пользователе, предоставляемой им по своему желанию: организация, город, должность и др. в целях выполнения обязательств перед Пользователем Сайта.
3.4. Обработка персональных данных осуществляется на основе принципов:
а) законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
б) соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
в) соответствия объёма и характера обрабатываемых персональных данных способам обработки персональных данных и целям обработки персональных данных;
г) недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих персональные данные.
3.5. Администрация Сайта осуществляет обработку персональных данных Пользователя с его согласия в целях оказания услуг/продажи товаров, предлагаемых на Сайте.

4. ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Персональные данные Пользователя хранятся исключительно на электронных носителях и используются строго по назначению, оговоренному в п.3 настоящей Политики конфиденциальности.

5. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Персональные данные Пользователя не передаются каким-либо третьим лицам, за исключением случаев, прямо предусмотренных настоящей Политикой конфиденциальности.
5.2. Предоставление персональных данных Пользователя по запросу государственных органов, органов местного самоуправления осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

6. СРОКИ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1. Персональные данные Пользователя хранятся на электронном носителе сайта бессрочно.
6.2. Персональные данные Пользователя уничтожаются при желании самого пользователя на основании его обращения, либо по инициативе Администратора сайта без объяснения причин путём удаления Администрацией Сайта информации, размещённой Пользователем.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Пользователи вправе на основании запроса получать от Администрации Сайта информацию, касающуюся обработки его персональных данных.

8. МЕРЫ ПО ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ О ПОЛЬЗОВАТЕЛЯХ

Администратор Сайта принимает технические и организационно-правовые меры в целях обеспечения защиты персональных данных Пользователя от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.

9. ОБРАЩЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

9.1. Пользователь вправе направлять Администрации Сайта свои запросы, в т.ч. относительно использования/удаления его персональных данных, предусмотренные п.3 настоящей Политики конфиденциальности в письменной форме по адресу, указанному в п.1.
9.2. Запрос, направляемый Пользователем, должен содержать следующую информацию:
для физического лица:
- номер основного документа, удостоверяющего личность Пользователя или его представителя;
- сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- дату регистрации через Форму обратной связи;
- текст запроса в свободной форме;
- подпись Пользователя или его представителя.
для юридического лица:
- запрос в свободной форме на фирменном бланке;
- дата регистрации через Форму обратной связи;
- запрос должен быть подписан уполномоченным лицом с приложением документов, подтверждающих полномочия лица.
9.3. Администрация Сайта обязуется рассмотреть и направить ответ на поступивший запрос Пользователя в течение 30 дней с момента поступления обращения.
9.4. Вся корреспонденция, полученная Администрацией от Пользователя (обращения в письменной/электронной форме) относится к информации ограниченного доступа и без письменного согласия Пользователя разглашению не подлежит. Персональные данные и иная информация о Пользователе, направившем запрос, не могут быть без специального согласия Пользователя использованы иначе, как для ответа по теме полученного запроса или в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

получен
гонорар 39%

Добрый день.

Выписывать путевые листы должно лицо в чьем фактическом обладании находится транспортное средство - в Вашем случае арендатор.

Так согласно ст. 6 ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Т.е. выписанный путевой лист предоставляет возможность осуществления соответствующих видов перевозок, связан с учетом топлива и не привязан к уплате налогов.

В свою очередь в

Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

отмечается, что

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства ;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Общаться в чате

юрист, г. Саратов

Общаться в чате

0 0

Общаться в чате

Бесплатная оценка вашей ситуации

юрист, г. Саратов

Общаться в чате

1 0

получен
гонорар 39%

Здравствуйте. Считаю что заполнять всё равно должны. Путевой лист заполняется по общему правилу арендодателем. Либо устанавливается договором эта обязанность.

Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983
(ред. от 28.11.1997)
«О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»

14. Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист.
Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.
Формы путевого листа для грузового автомобиля и порядок их заполнения устанавливаются согласно приложениям N 4, 5, 6, 7.
15. Все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

Путевой лист грузового автомобиля
(форма N 4-п)






В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

получен
гонорар 23%

Здравствуйте, Лариса!

кто должен выписывать путевые листы? Арендатор или Арендодатель?

Выписывать путевые листы должен тот, кто фактически эксплуатирует машину. В вашем случае есть договор аренды, на основании которого вы используете машину. Следовательно, путевые листы должны составляться вами - арендатором.

Если Арендатор, то обязан ли он их вообще заполнять, ведь он на ЕНВД и учёт расходов не ведёт, расчёты с Арендодателем производятся на основании актов выполненных работ.

А вот вопрос о том, должны ли вообще составляться путевые листы достаточно сложен. С одной стороны вы, применяя ЕНВД, действительно, не имеете необходимости подтверждать расходы. Вы также освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет и соблюдать требования бухгалтерского законодательства относительно составления первичных учетных документов.

Но с другой стороны путевой лист составляется не только чтобы подтвердить расход, а, например, для правильного расчета с водителем по заработной плате и по потраченным им деньгам на гсм. Кроме того, путевые листы также используются в спорах с налоговыми органами об обоснованности применения ЕНВД и т.д.

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

Рассмотрим для этого четыре ситуации:

частное лицо арендует авто у частного лица;

машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;

транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;

фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.

Если договор аренды заключается между двумя частными лицами, и они обходятся просто доверенностью на вождение автомобиля , то никаких путевок, естественно, нужно не будет. Но только в той ситуации, когда машина берётся человеком для поездок по личным делам. Если же машину берёт сотрудник компании для поездок в рабочих целях, то тогда целесообразнее заключить договор не между сотрудником и его приятелем, а сделать это от имени конторы.

Вторая ситуация, когда частное лицо берёт машину, допустим, для турпоездки в другой город, тоже не требует путевки. В договоре можно только отметить цель аренды автомобиля.

КОГДА АРЕНДАТОР – ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.

Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.

Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.

Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.

КОГДА МОЖНО НЕ ОФОРМЛЯТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ

Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.

Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль. Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием. Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.

Наша компания в прошлом году заключила двухгодичный договор аренды транспортного средства без экипажа. Автомобиль передан нам по акту приема-передачи. Расходы в виде арендных платежей мы учитывали при расчете налога на прибыль. Но каково было наше удивление, когда в ходе налоговой проверки инспекторы исключили расходы на аренду автомобиля из налоговой базы по причине отсутствия путевых листов. Неужели действия налоговиков правомерны?

Нет, налоговые органы не имели права исключать из состава расходов суммы арендной платы только из-за того, что у вас отсутствовали путевые листы. Неправомерность действий налоговиков можно доказать в суде. Объясним подробнее.

При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ . Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ .

Для подтверждения расходов в виде арендных платежей компании достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного транспортного средства. Правда, специалисты Минфина России считают, что у компании для подтверждения расходов по аренде должны быть также документы, подтверждающие оплату арендных платежей (письмо от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). При этом финансисты не требуют наличия ежемесячных актов оказания услуг по договору аренды.

Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:

— приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;

— копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Несмотря на то что налоговики выпустили такие разъяснения достаточно давно, на деле проверяющие до сих пор зачастую придерживаются вышеизложенной позиции. Это подтверждает судебная практика. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12. В нем был рассмотрен следующий спор между компанией и налоговой инспекцией. Организация заключила договор аренды транспортных средств с экипажем. У компании в наличии были соответствующие договоры, акты приема-передачи автомобилей, акты об оказанных услугах, счета-фактуры. Однако проверяющие затребовали для подтверждения произведенных расходов по аренде транспортных средств путевые листы, которых у организации не было. Из-за их отсутствия налоговики исключили из налоговой базы спорные расходы и привлекли организацию к ответственности за неуплату налога на прибыль.

Однако судьи с таким решением не согласились и встали на сторону налогоплательщика. Они отметили, что сам по себе путевой лист не является документом, который может подтвердить обоснованность расходов по аренде.

На наш взгляд, для того, чтобы подтвердить тот факт, что ­расходы по аренде носят производственный характер достаточно вести в произвольной форме «Журнал учета поездок», в котором отражать даты использования автомобилей, маршруты движения, цель поездки и фамилии сотрудников. Именно такой вариант оформления подтверждающих аренду документов был предложен в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 № А75-4440/2011.

Но обратите внимание: при отсутствии путевых листов вы не сможете учесть для целей налогообложения прибы­ли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.