Штамп в паспорте о разводе. Отметки на документе Где поставить печать о

10.06.2020 Наследство

Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

Соглашения;

Чековые книжки;

Платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

Банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

Архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

Отчеты установленной формы и пр.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений , следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении .

Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

Обратите внимание

Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

Где проставить оттиск?

Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ . Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

Как ставить печать?

  • При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
  • После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
  • Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.

Уход за печатью

В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.


Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка , фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Стоит заметить, что она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса)

Дата получения будет важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С ϶ᴛᴏго числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа

В случае если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об ϶ᴛᴏм специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа будет отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения демонстрируется в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Стоит заметить, что она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и ϲʙᴏевременность выполнения. К резолюции предъбудут те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По ϲʙᴏему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, будет ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

В случае если срок исполнения документа будет типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто будет основанием взятия документа на контроль. В ϶ᴛᴏм случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет ϲʙᴏбодного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к кᴏᴛᴏᴩому резолюция относится

Отметка о контроле

В случае если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Кстати, эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Завершающая отметка на документе — ϶ᴛᴏ отметка об исполнении. Стоит заметить, что она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Стоит сказать - получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года)

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления ϶ᴛᴏй отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер ϶ᴛᴏго дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Именно такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, кᴏᴛᴏᴩый хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка содержит в себе инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

При размещении ϶ᴛᴏго реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа)

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Процесс расторжения брака иногда бывает весьма непростой процедурой. У обеих сторон возникает масса вопросов, один из которых касается необходимости штампа о разводе в паспорте.

Пометка о разводе считается конечным этапом бракоразводного процесса. Ставят отметку после выяснения всех формальностей и окончательного решения о разводе.

В данной статье рассмотрим, зачем ставят штамп в паспорте о разводе, где и как можно поставить штамп, а также как он выглядит.

Особенности проставления штампа

Прежде чем поставить печать, означающую расторжение отношений и новый статус бывших супругов, необходимо пройти ряд процедур:

  • Решить имущественные споры;
  • Разобраться с вопросами, касающимися проживания и обеспечения несовершеннолетних детей.

Поставить штамп о разводе в паспорте допускается в разных местах, в зависимости от ситуации:

В этом случае про отметку в документе чаще всего забывают или не хотят тратить на это свое время. После процесса в суде бывшим супругам выдается решение, которое является официальным документом, подтверждающим, что люди больше не связаны обязательствами друг перед другом.

Для того чтобы сделать пометку в паспорте, необходимо обратиться в ЗАГС, предъявив решение суда, после чего она будет произведена.

Как правило, о необходимости сделать запись, свидетельствующую о прекращении обязательств перед супругом, люди вспоминают лишь при решении вступить в новый семейный союз. Для его заключения необходимо предоставить сотрудникам ЗАГСа паспорт, в котором стоит штамп о разводе.

На какой странице ставится штамп и как он выглядит?

Паспорта всех людей имеют одинаковую структуру, каждая страница необходима для определенных записей и отметок. Независимо от пола и места жительства, соответствие записей и номеров страниц одинаково для всех.

Отдельной страницы для пометки о прекращении отношений в документе нет, он проставляется на страницах 14 и 15, предназначенных для отражения любого изменения семейного положения человека. Как правило, пометку о расторжении отношений получается внести непосредственно после штампа о его заключении.

Стоимость услуги по постановке печати в паспорте не установлена на законодательном уровне. Проведение этой процедуры входит в стоимость госпошлины, оплачиваемой при прекращении официальных отношений, которая составляет 400 рублей во всех регионах России.

Многих людей, находящихся на стадии официального разрыва отношений, интересует, как выглядит пометка о разводе. Штамп имеет форму прямоугольника и включает в себя все необходимые сведения:


Зачем нужен штамп о расторжении брака?

В настоящее время отметка о свободе от отношений является формальностью, которую можно не выполнять. Главное подтверждение официального расторжения – документ, выданный судом или отделом ЗАГСа. В суде таким документом является постановление о расторжение брака, в ЗАГСе – свидетельство о его прекращении.

После официального расторжения отношений в суде, для того чтобы сделать пометку в основном документе, необходимо идти в отдел ЗАГСа по месту жительства, где на основании предъявленного постановления ставят отметку и выдают свидетельство о прекращении обязательств друг перед другом.

Есть ситуации, при которых принципиально важно наличие записи в основном документе:

Бывают случаи, когда даже в этих ситуациях можно обойтись без пометки о прекращении семейных обязательств. Возможно это в том случае, если пометка о его заключении отсутствует и страницы, на которых ставятся отметки о семейном положении, пусты.

Как правильно зарегистрировать входящий документ, где именно ставить входящий номер и дату?

Ответ

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении , которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов

Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. - 90 с.

3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..

Название организации

00.00.0000 № ____________

Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.

Обязательного требования записи о детях в удостоверение нет, в отличие от прописки по месту жительства или пребывания. В п.5 Положения о паспорте указывается, что в основном документе делается, среди прочих, отметка о детях в возрасте до 14 лет местным подразделением МВД РФ. Вот вам и ответ на вопрос, до какого возраста вписывают ребенка в паспорт родителей. До момента получения первого документа несовершеннолетним подростком.

Зачем вписывать ребенка в паспорт?

Есть несколько причин, по которым отметка о детях нужна не только в удостоверении матери, но и отца:

1 Получение визы и загранпаспорта.

2 Участие в выборах в качестве кандидата в депутаты (не обязательно, но могут придраться в ТИКе).

3 Подтверждение гражданства России у ребенка.

4 Получение льгот в качестве многодетной семьи (место в детском саду, получение земельного участка, льготы по коммунальным услугам).

5 Получение материнского капитала.

Почему ребенок не вписан в паспорт?

Вопрос следует адресовать родителям. Возможно, они в паспорт не вписали ребенка из-за боязни не получить работу или кредит в банке. Согласно ТК РФ, ст.3, отказ в приеме на работу из-за семейного положения считается дискриминацией, вслух вам не скажут причину, но работу не дадут. В банке обязательно смотрят наличие иждивенцев, что тоже может помешать получению займа.

Свернуть

Какие нужны документы, чтобы вписать ребенка2

Сделать отметку о детях можно в любое время. Процедуру регулирует Административный регламент, утвержденный Приказом МВД № 851 от 13.11.2017 г., который утвердил перечень документов для проставления отметки.


Согласно п.30.4.3. указанного регламента, чтобы записать детей в паспорт, нужно представить следующие документы:

  • паспорта родителей;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о рождении детей в возрасте до 14 лет;
  • документ, подтверждающий гражданство ребенка (при определенных обстоятельствах).

Свернуть

Где можно вписать ребенка в паспорт родителей?3

Внести запись о детях до 14 лет в паспорт родителей можно тремя способами:

1 В подразделении ГУВМ МВД.

2 Через портал Госуслуги.

3 В МФЦ.

Как вписать детей в паспорт РФ в ГУВМ

Надо обратиться в местное подразделение. Ребенок до 14 лет вписывается в удостоверение родителей на 17 - 16 страницах. Запись производится параллельно сгибу документа, начинается на 17 и заканчивается на 16 странице.

Должностные лица ГУВМ ставят отметку о детях в паспорте: пол, ФИО, дата рождения, - свои подписи и заверяют печатью, используемой для оформления паспорта (п.154.4. Административного регламента). Дети, вписанные в паспорт РФ родителей, таким образом подтверждают своё гражданство.

Как вписать детей в паспорт РФ родителей через Госуслуги

Только оформляя замену удостоверения через Единый портал Госуслуг , можно прописать ребенка в паспорт, отослав вместе с заявлением и другими документами скан свидетельства о рождении ребенка.

После получения уведомления о принятии документов, оплаты госпошлины, вам придет уведомление о дате посещения ГУВМ, куда вы принесете подлинники, после чего получите паспорт с отметкой о детях.

Обращаю внимание, что при подаче заявления о выдаче загранпаспорта на ребенка до 14 лет через интернет-портал, вам обязательно поставят отметку о нем в ваш загранпаспорт.

Можно ли записать ребенка в паспорт через МФЦ

Не только можно, но и нужно. Представляете свидетельство о рождении ребенка, паспорта, свидетельство о браке. Услуга займет несколько дней, так как из МФЦ все документы направляются в ГУВМ. Согласно Административному регламенту печать в паспорт о рождении ребенка может поставить только должностное лицо подразделения МВД. После чего документы возвращаются в МФЦ и вручаются родителям.